مدیریت اداری  2 بخش اداری موسسه خیریه اکرام باران رحمت مسئولیت انجام وظایف اداری، نیرو انسانی، حراست و پذیرش را دارد. این بخش یکی از مهم‌ترین بخش های این موسسه است؛ زیرا به صورت مستقیم با تمام بخش های درمانی و غیر درمانی این موسسه در ارتباط می‌باشد. در ادامه به بررسی وظایف این بخش می‌پردازیم: در این مؤسسه، واحدهای پذیرش، حراست و دبیرخانه و منابع انسانی به عنوان بخش‌های مهم مدیریت اداری شناخته می‌شوند. این واحدها به گونه‌ای طراحی شده‌اند که در کنار یکدیگر، انسجام و هماهنگی لازم برای انجام امور اجرایی و حفظ نظم و امنیت مؤسسه را تضمین کنند. در ادامه، هر بخش به تفصیل توضیح داده شده است: پذیرش 1 تعریف: پذیرش، به‌عنوان اولین نقطه تماس مراجعین با مؤسسه، مسئول خوشامدگویی، ثبت اطلاعات، و هدایت افراد به بخش‌های مرتبط است. این بخش با ایجاد تجربه‌ای مثبت در بدو ورود مراجعین، نقش مهمی در ایجاد اعتماد و ارتباط مؤثر با مخاطبان ایفا می‌کند. اهداف:

• تسهیل روند مراجعه و ارائه خدمات.
• شناسایی و ارجاع نیازهای مراجعین به واحدهای مرتبط.
• افزایش سطح رضایت مراجعین با برخورد حرفه‌ای و اطلاع‌رسانی دقیق.
• جمع‌آوری اطلاعات اولیه برای برنامه‌ریزی‌های مؤسسه.
• برقراری نظم و جلوگیری از ازدحام و بی‌نظمی در محیط مؤسسه.

وظایف و جزئیات:

• خوشامدگویی و راهنمایی:

کارکنان پذیرش با برخوردی محترمانه و حرفه‌ای، وظیفه خوشامدگویی به مراجعین را بر عهده دارند و آنان را در طی مراحل مختلف راهنمایی می‌کنند.

• ثبت اطلاعات:

تمامی اطلاعات اولیه مراجعین، شامل مشخصات فردی و جزئیات نیازهای آن‌ها، در سیستم‌های اطلاعاتی ثبت و بایگانی می‌شود.

• اطلاع‌رسانی شفاف:

ارائه اطلاعات دقیق در مورد خدمات مؤسسه، قوانین و مقررات، و زمان‌بندی فعالیت‌ها از دیگر وظایف این واحد است.

• هماهنگی جلسات:

پذیرش مسئول تنظیم وقت ملاقات مراجعین با بخش‌های مرتبط و هماهنگی جلسات با مدیران یا کارشناسان است.

• نظارت بر روند مراجعه:

مدیریت ورود و خروج مراجعین، نظارت بر تعداد افراد حاضر، و جلوگیری از ایجاد ازدحام یا اختلال در محیط از وظایف پذیرش است